Отбор перспективных проектов

Процесс инициации является первым набором мероприятий в жизни проекта.
Установочный вопрос «Является ли данная деятельность проектом?» уже решен положительно. Следовательно, процесс инициации служит официальным началом реализации проекта.
Процесс инициации проекта – процесс составления проектных заявок и их утверждение или отклонение. В случае санкционирования проекта на этом эта пе разрабатывается устав проекта, назначается менеджер проекта, а организация официально признает необходимость начала реализации проекта.
В ходе процесса инициации проекта санкционируется начало проекта или очередной фазы его жизненного цикла. Например, до перехода от этапа планирования к реализации необходимо пересмотреть процесс инициации с целью определения необходимости такого перехода.
Каких-либо иных формальных правил инициации, кроме публикации устава проекта и документального определения целей первого порядка в предварительном описании объема работ (проектное задание), которое мы рассмотрим ниже, не существует. В течение этого процесса проект обычно предлагается в силу необходимости или потребности. Отборочный комитет (или генеральный директор либо менеджер) рассматривает проектную заявку и сопровождающие документы, затем принимает решение о реализации проекта. Если дано «добро», создается и утверждается устав проекта, выделяются ресурсы и назначается менеджер.
Следующий график иллюстрирует процесс инициации проекта. Необходимость или потребность обусловливают подачу проектной заявки, которая, в свою очередь, запускает процесс инициации. Результатом этого процесса является устав проекта и предварительное описание содержания проекта.
Устав проекта и предварительное описание содержания проекта (проектное задание) становятся вводными ресурсами в процесс планирования, который является следующим этапом цикла управления проектом


Как возникают проекты
В один прекрасный день в кабинет вашего начальника входит вице-президент компании по продажам и просит оказать содействие в одном вопросе. Вице-президента интересует покупка системы, которая даст его сотрудникам возможность профилировать потенциальных потребителей. Вспомогательные офисы отдела продаж расположены на территории региона шести штатов, и каждый из этих офисов должен иметь доступ к такой системе. Поскольку это
система ИТ, а вы работаете в отделе ИТ, вице#президент считает, что именно ваш отдел должен взять на себя этот проект.
Начальник до сих пор находится под впечатлением от успеха последнего проекта, которым вы руководили, поэтому он уверен, что лучше вас кандидата на должность менеджера проекта не найти. Эта работа даст вам возможность усовершенствовать свои навыки и умения и обогатить практический опыт управления проектами. Вы решаете не упускать такой шанс.
Уже совершенно ясно, что это именно проект: назначены конкретные даты его начала и завершения, он единственный в своем роде и носит временный характер. Даже несмотря на то что вице#президент планирует закупить систему у поставщика, ее ввод в эксплуатацию представляет собой отдельный проект, который потребует участия сотрудников отделов продаж и информационных технологий. Новая система будет взаимодействовать с существующими системами, управляемыми отделом ИТ.
Данный проект возник в результате коммерческой необходимости. Вице-президент планирует увеличить объем продаж организации и уверен, что новый инструмент будет способствовать достижению этой цели. Организации стараются постоянно изыскивать новые способы расширения коммерческой деятельности. Создается впечатление, что в настоящий момент самые распространенные коммерческие интересы компаний включают повышение эффективности работы, экономию времени или финансовых средств, совершенствование обслуживания потребителей с целью обойти конкурентов. Это лишь несколько причин подачи заявок на новые проекты. Рассмотрим все категории необходимости и потребностей, которые обусловливают появление проектов.

Генераторы проектов – необходимость и потребность
Существует шесть категорий необходимости или потребности, которые стимулируют практически все проекты. Понимание причин появления проекта иногда помогает определить его цели и содержание. Например, зная, что проект возник по причине новых законодательных требований, можно сделать вывод, что он должен быть завершен на определенных условиях, к тому же некоторые его аспекты нельзя подвергать риску. Новое законодательство может потребовать определенных спецификаций, которые станут проектными требованиями. Ниже мы приводим общие характеристики категорий необходимости и потребностей, которые обусловливают возникновение проектов.

Коммерческая необходимость
Проект установки системы профилирования потребителей, описанием которого мы начали эту главу, появился благодаря коммерческой необходимости. Данная организация планирует повысить объем продаж путем исследования потребительской базы и дать возможность сотрудникам отдела продаж использовать полученную информацию для увеличения количества положительных ответов. Коммерческая необходимость (повышение эффективности, сокращение себестоимости, эффективное использование ресурсов) является
распространенной причиной появления новых проектных заявок.

Потребности рынка
Потребности рынка могут стимулировать появление новых проектов по причине экономических изменений, смены циклов спроса и предложения и т. д. Например, из-за снижения объемов поставки нефтепродуктов автомобильная промышленность начинает проект по созданию и разработке автомобилей, которые совмещают электрическое и бензиновое топлива.

Запросы потребителей
Потребительский спрос может стимулировать возникновение неограниченного количества новых проектов. Необходимо учитывать, что потребительские запросы могут исходить как от внутренних потребителей компании, так и от ее внешних клиентов. Если рассматривать этот вопрос с точки зрения поставщика, проект установки системы профилирования потребителей, описанный в начале этой главы, представляет собой пример проекта, инициированного потребителем. Ваша организация (потребитель) закупила систему профилирования у поставщика. Организация предъявила к этой системе определенные требования, которые должны быть выполнены до ее установки.
С точки зрения поставщика вы являетесь потребителем, а покупка и настройка продукции в соответствии с целями вашей организации (требования потребителя) являются движущими силами данного проекта.

Требования закона
Причины возникновения проектов, стимулированных требованиями законодательства, так же многочисленны, как и опубликованные законы. Возможно, конгресс примет новый закон, который потребует размещения на некоторых электроприборах надписей, предупреждающих о потенциальной опасности. Производство наклеек и размещение их на приборах, в чем ранее
не было необходимости, – пример проекта, стимулированного законодательным требованием.

Технический прогресс
Мы живем в эпоху технического прогресса, происходящего с невероятной скоростью. То, о чем предыдущее поколение даже не смело мечтать, например разговор по беспроводному телефону практически из любой точки планеты, сегодня воспринимается как само собой разумеющееся. Технологическое развитие программного обеспечения для портативных устройств может генерировать проект по созданию и внедрению новой линии обслуживания корпоративных клиентов, который использует преимущества нового ПО и увеличит прибыль организации.

Социальная необходимость
Проекты, обусловленные социальной необходимостью, ориентированы на такие мероприятия, как разработка и презентация информационных общественных кампаний по предотвращению распространения инфекционных заболеваний или создание учебных программ для детей из малообеспеченных семей. Социальные потребности могут быть стимулированы заинтересованными активными потребителями или гражданами. Например, клиенты организации оказывают давление на компанию, требуя разработки новых методов тестирования, которые сократят вредное воздействие на окружающую среду, или защиты водоснабжения в странах, где функционирует компания.
Определение необходимости или потребности, которая стимулирует проект,
поможет сформулировать его цели.
Какой бы ни была причина возникновения проекта – коммерческая необходимость или потребительский спрос, убедитесь, что вы осознаете его приоритетность и место в стратегических планах компании. К сожалению, большинство организаций не имеет установленной практики отбора и определения приоритетности проектов. «Кто-то» принимает решение о том, что данный проект имеет преимущественное значение и следует немедленно приступить к его реализации, которая продолжается до того момента, когда
появляется другой «кто-то» (иногда даже тот же самый «кто-то») и приказывает бросить все, так как новый проект имеет наивысший приоритет. Через некоторое время возвращается первый «кто#то» и спрашивает, как продвигается его проект. Вы вскакиваете, вытаращив на него глаза, потому что даже не находите, что сказать. В конце концов, вы берете себя в руки и сообщаете, что в данный момент работаете над другим, более важным проектом. Если в
вашей организации отсутствует формальный процесс отбора и определения приоритетности проектов, я гарантирую, очень скоро вы окажетесь в подобной ситуации. Потратьте некоторое количество времени на разработку процесса и формализацию определения приоритетности проекта, для того чтобы не работать над бесполезным проектом.